Подпишитесь
на нас в фейсбуке

Лайфхак по тайм-менеджменту: формулируйте задачу так, чтобы не откладывать ее

Иначе никакие списки дел не помогут

Записал себе задачу — и каждый раз мучительно переносишь ее на завтра. Сроки горят, самооценка падает, шеф нервничает. Главный редактор Skyeng Magazine Анастасия Кувшинова прошла через эти круги ада и рассказывает, что помогло ей больше не оттягивать время в подобных ситуациях.

Сейчас будут советы, которые я подсмотрела в книге «Джедайские техники» Максима Дорофеева, немного допилила под себя и обкатала на практике.

Когда на горизонте маячит дело, нужно понять, к какой категории оно относится — к задачам или проектам.

  • Задачей можно считать все, что сформулировано предельно конкретно и делается на автомате. Например: «Добавить в статью ссылку на новое исследование Skyeng». Признак хорошей задачи — если вы записываете ее в таск-менеджер и в это время думаете: «Быстрее было бы просто сделать».
  • Проекты всегда звучат гораздо масштабнее и страшнее: составить гайд для сотрудников Skyeng Magazine, найти редактора новостей, запустить рассылку. Да даже написать статью, если только ее нет в голове от начала и до конца, это тоже проект. Над ним нужно сначала подумать и выработать порядок действий.

Предельно конкретные действия, на которые вы разобьете проект, это и есть задачи. Если пока затрудняетесь с конкретикой всего процесса, сформулируйте хотя бы старт. Например, первый шаг к тому, чтобы найти редактора новостей — «Составить текст вакансии». Или даже конкретнее: «Спросить шеф-редактора Машу про пожелания к скиллам будущего редактора». Скоро вы заметите, что время вашей прокрастинации сокращается в несколько раз.

Все задачи я заношу на личную доску в трелло. Главное, чтобы они не перемешивались с проектами. Масштабные проекты я храню на другом носителе (в гугл-таблице), а небольшие сразу дроблю на задачки.

Фрагмент моей доски в трелло с задачами. С помощью цветов радуги я отмечаю дни (с понедельника по воскресенье), а еще добавляю к задачкам категорию, чтобы понять, на что трачу время

Как грамотно ставить себе задачи

1. Отводить на планирование 20-30 минут каждый день

Выписывайте задачки утром в тот же день или в конце предыдущего рабочего дня — как вам удобнее. Это помогает почувствовать себя спокойнее и не думать о делах круглые сутки.

2. Начинать с инфинитива

Формулировка «Лайфхак по тайм-менеджменту» не очень хороша: мозгу потребуется несколько секунд, чтобы вспомнить, что нужно сделать — написать его или отредактировать. Глагол в неопределенной форме облегчает ваше восприятие задачи и ускоряет процессы: «Написать лайфхак по тайм-менеджменту для Skyeng Magazine».

3. Добавлять максимум подробностей

Представьте, что вы садитесь за задачу в семь утра с дичайшим похмельем (я, конечно, утрирую). Чтобы мозгу не приходилось совершать лишнюю работу, выгружайте все подробности по максимуму. Уточняйте фамилию человека, если есть риск забыть, о ком вы написали. Прикрепляйте ссылки, которые помогут вам выполнить задачку. Так вам с первого взгляда будет ясно, что нужно делать и к кому бежать.

4. Мешать рабочее с личным

По большому счету, зайти в магазин за молоком, сделать домашку по английскому или записаться на йогу — такое же важное дело, как и любая рабочая задача. У меня work-life balance однозначно нарушен, поэтому я стала разбавлять рабочие задачи личными. И это работает.

5. Не путать задачи и события. Для событий есть календарь

«Договориться о встрече» — это задача. Сама встреча — уже нет. Это событие, железно привязанное к таймингу и задействующее других людей. Чтобы вовремя приходить на все встречи, я пользуюсь гугл-календарем. Удобно, что там можно настроить функцию еженедельного повтора встречи и поставить любое количество напоминаний. И да, сюда по желанию тоже можно включать личное.

Желтым цветом отмечаю офлайн-встречи, синим — онлайн-созвоны, зеленым — личное, красным — самое ключевое вне зависимости от формата (таких событий всего 1-2 в неделю).

Надеюсь, эти советы немного облегчат вашу жизнь. Чтобы узнать еще больше интересных фишек тайм-менеджмента и планирования, вы можете бесплатно получить запись нашего вебинара «Как научиться управлять временем и все успевать».

Вебинар ведет Марианна Лукашенко — доктор экономических наук, бизнес-тренер. Запись поможет вам понять, как находить время на любую важную задачу и при этом не забывать об отдыхе.


или
Вы ввели неверный email или пароль
Регистрация
Нажимая, вы принимаете
условия соглашения
Маст рид
Это журнал онлайн‑школы Skyeng
Читать статьи полезно.
Заниматься с преподавателем —
полезно вдвойне
Подпишитесь
на «Skyeng Weekly»
Лучшие образовательные материалы по английскому. Раз в неделю по вторникам
Подписываясь, я соглашаюсь
Бесплатный вебинар:
«Принципы, которые помогают стать успешным» от основателя Skyeng
Забронировать место